Esri Finlandin asiakas- ja markkinointirekisteriselosteet

10.10.2019

Esri Finland Oy
Bertel Jungin aukio 3
02600 Espoo

Tietosuoja
tietosuoja@esri.fi
Vaihde: 0207 435 435

Esri Finland Asiakasrekisteri

Rekisterin peruste on asiakkuussuhde. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• tukipalveluiden tuottaminen asiakkaalle
• rekisterinpitäjän palveluihin liittyvien asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden ylläpitäminen, hoitaminen ja kehittäminen sekä analysointi ja tilastointi
• palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja kehittäminen asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden, kuten yhteistyökumppanuuden, perusteella
• rekisterinpitäjän ja sen huolella valittujen yhteistyökumppanien viestintä, suoramarkkinointi, mielipide- tai markkinatutkimus taikka muihin näihin rinnastettava osoitteellinen lähetys sekä digitaalisen markkinoinnin kohdistaminen.

Rekisteröidystä voidaan tallentaa ja käsitellä muun muassa seuraavia tietoja:

• rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot, julkiset sosiaalisen median profiilitiedot (kuten Twitter-tunnus) sekä työnkuva
• työnantajaorganisaation nimi, yhteystiedot ja y-tunnus ja taustatiedot (mm. toimiala, henkilökunta-
  ja liikevaihtoluokka)
• asiakkuuteen ja/tai muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten hankitut tuotteet ja palvelut aloitus- ja lopetustietoineen sekä tukipyynnöt ja -tiketit
• tiedot rekisteröidylle kohdistetusta viestinnästä, markkinoinnista, kutsuista ja tunnistettavista palautekyselyistä sekä niihin reagoimisesta 
• valokuvia ja videoita erityisesti rekisterinpitäjän järjestämistä tapahtumista (taltioinnista
  ilmoitetaan erikseen)
• tiedot suoramarkkinointiin liittyvistä valinnoista
• ruokavaliotiedot tapahtumiin liittyen
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

Esri Finland voi poistaa Asiakasrekisteristä henkilötietoja, asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen päättymisen vuoksi.

Henkilötiedot tallennetaan asiakkaan yhteydenotossa, (kuten puhelinsoitto, sähköpostiviesti tai muu vastaava asiakassuhteen aikana rekisterinpitäjälle tekemä ilmoitus) antamien tietojen perustella. Nimi-, osoite- ja kuolintietojen päivitykset saadaan asiakkaiden ja heidän yhteisöjensä aktiivisuuden perusteella. Suoramarkkinointikielto ja ostojen rekisteröintikielto tallennetaan asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä erillisistä ilmoituksista.

Esri Finland voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa
rajoissa. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksiin yhteistyökumppaneilleen ja asiakasyrityksilleen, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä tai luovuttamista. Rekisterinpitäjä voi siirtää rekisterissä olevia henkilötietoja ulkoistaessaan henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi tilitoimistolle ja markkinointi-, kulu- sekä laskutuspalveluja tarjoaville yrityksille, jotka käsittelevät tällöin henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ilman itsenäistä käsittelyoikeutta.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten
alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niistä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja
ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin Esri Finland huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Ainoastaan Esri Finlandin toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasrekisteriä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein,  salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Laitetiloihin on rajoitettu pääsy, mitä seurataan kulunvalvonnalla.

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Esri Finland voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle tunniste, jonka avulla erilaisia palvelun
käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua
profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä sekä kohdentaa viestintää.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Esri Finlandin henkilörekisteriin on talletettu.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, puutteellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman henkilötiedon oikaisemista, poistamista ja täydentämistä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Esri Finlandia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Esri Finlandin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti, rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle. Tiedot luovutetaan pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on mahdollisuus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen. Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Pyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä rekisteröity voi olla yhteydessä sähköpostitse tietosuoja@esri.fi Omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Esri Finlandin
Tietosuojatiimiin kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Esri Finland Oy / Tietosuoja, Bertel Jungin aukio 3, 02600
Espoo. Rekisteröity voi myös sopia erillisen käynnin Esri Finlandin toimistolle oikeuksien käyttämistä varten. Esri Finland voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen kuin toimenpiteisiin ryhdytään.

Esri Finland pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Esri Finland suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

9.5.2018

Esri Finland Oy
Bertel Jungin aukio 3
02600 Espoo

Tietosuoja
tietosuoja@esri.fi
Vaihde: 0207 435 435

Esri Finland Markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittely markkinointi- ja myyntitarkoituksissa. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai suostumus. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• rekisterinpitäjän ja sen huolella valitsemien yhteistyökumppaneiden suoramainonta, etämyynti
  tai muu suoramarkkinointi, mielipide- tai markkinatutkimus, tai muihin näihin rinnastettava
  osoitteellinen lähetys
• markkinointia voidaan tehdä myös sähköisesti esimerkiksi sähköpostin ja matkapuhelimen välityksellä.

Rekisteröidystä voidaan tallentaa ja käsitellä muun muassa seuraavia tietoja:

• rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot, julkiset sosiaalisen median profiilitiedot (kuten X (Twitter) -tunnus) sekä työnkuva
• työnantajaorganisaation nimi, yhteystiedot ja y-tunnus ja taustatiedot (mm. toimiala, henkilökunta- ja liikevaihtoluokka)
• tiedot rekisteröidylle kohdistetusta viestinnästä, markkinoinnista, kutsuista ja tunnistettavista palautekyselyistä sekä niihin reagoimisesta
• valokuvia ja videoita erityisesti rekisterinpitäjän järjestämistä tapahtumista (taltioinnista ilmoitetaan erikseen)
• tiedot suoramarkkinointiin liittyvistä valinnoista
• mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

Esri Finland voi poistaa Markkinointirekisteristä henkilötietoja rekisteröidyn vaatimuksesta tai itse, mikäli tietojen osoitetaan muuttuneen (esim. rekisteröidylle lähetetyt viestit palautuvat lähettäjälle).

Henkilötietoja kerätään erilaisiin markkinointikilpailuihin rekisteröitymisen, uutiskirjeen tilauksen tai digitaalisen aineiston latauksen yhteydessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Esri Finlandin ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, Väestörekisteristä, Kaupparekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä että Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä.

Esri Finland voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa
rajoissa. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksiin yhteistyökumppaneilleen ja asiakasyrityksilleen, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä tai luovuttamista.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten
alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niistä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja
ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin Esri Finland huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Ainoastaan Esri Finlandin toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasrekisteriä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Laitetiloihin on rajoitettu pääsy, mitä seurataan kulunvalvonnalla.

Osana markkinointirekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Esri Finland voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle tunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja käyttäytymistä sekä kohdentaa viestintää.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Esri Finlandin henkilörekisteriin on talletettu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, puutteellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman henkilötiedon oikaisemista, poistamista ja täydentämistä.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Esri Finlandia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Esri Finlandin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti, rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle. Tiedot luovutetaan pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on mahdollisuus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun henkilötietojen käsittelyn perusteena on
rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen.

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Pyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä rekisteröity voi olla yhteydessä sähköpostitse
tietosuoja@esri.fi.

Omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Esri Finlandin
Tietosuojatiimiin kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Esri Finland Oy / Tietosuoja, Bertel Jungin aukio 3, 02600 Espoo.

Rekisteröity voi myös sopia erillisen käynnin Esri Finlandin toimistolle oikeuksien käyttämistä varten.

Esri Finland voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen kuin toimenpiteisiin ryhdytään.

Esri Finland pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Esri Finland suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.